In het voorjaar 2016 is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze nieuwe wetgeving beoogt harmonisatie van de huidige privacyregelgeving in Europa en verbetering van de privacy(bescherming) van burgers. Gemeenten en organisaties krijgen tot 25 mei 2018 de tijd om te voldoen aan de verplichtingen in de verordening. Dat betekent dat uw organisatie nu al actief stappen daarvoor moeten gaan zetten.

AVG stelt gemeenten en organisaties voor een uitdaging

De AVG heeft een grote impact op gemeenten en organisaties die persoonsgegevens beheren en verwerken. Dat het consequenties heeft voor juridische verordeningen, ICT-eisen en organisatieprocedures is duidelijk. Maar ook van alle in- en externe medewerkers wordt verwacht dat zij bekend zijn met en handelen in overeenstemming met de nieuwe wetgeving. Ze moeten weten wat straks wel en niet mag, en welke informatie zij straks mogen vragen en verstrekken. Hoe gaat uw organisatie ervoor zorgen dat dit bij alle medewerkers wordt gewaarborgd?

‘Aan de slag met de AVG’ maakt medewerkers bewust en bekwaam

Het bewustwordingsprogramma ‘Aan de slag met de AVG’ heeft als doel uw medewerkers veilig en verantwoord om te laten gaan met persoonsgegevens. Het programma werkt van bewustwording naar verantwoord handelen. Hij informeert en leidt op, en prikkelt en toetst de vaardigheid. Want de belangrijkste schakel in de informatiebeveiliging is en blijft de mens.

Het programma heeft als resultaat dat:

• de in- en externe medewerkers zich terdege bewust zijn van de impact van de nieuwe verordening op hun dagelijkse activiteiten en persoonlijke werkprocessen;
• alle medewerkers (willen) weten hoe ze straks veilig en verantwoord moeten omgaan met de persoonsgegevens van inwoners;
• de medewerkers daadwerkelijk handelen volgens de richtlijnen van de AVG bij het omgaan met persoonsgegevens van inwoners.

Vier duidelijke stappen: van prikkeling  tot en met borging

Het bewustwordingsprogramma is bedoeld voor alle medewerkers die met in- en externe klanten communiceren en/of hun persoonsgegevens verwerken. Het programma bestaat uit een geïntegreerde en gefaseerde aanpak met vier sporen. De stappen 1, 2 en 4 volgen elkaar op; de ondersteunende campagne, spoor 3, is gedurende het hele programma actief. De insteek is: concreet maken en medewerkers prikkelen in een aansprekende vorm met een hoge funfactor.

Inzet van gevarieerde en flexibele instrumenten op maat

In de vier sporen zetten we verschillende instrumenten in, zoals een kennisquiz, workshops, webinars, e-learning, mystery guest en infographics. Door zowel de afwisseling als de afstemming op elkaar van deze instrumenten versterken ze elkaar. We hebben in bijlage 1 een voorbeeldmatrix opgenomen met hoe de campagne er in fases en middelen uit kan zien.

Uiteraard bespreken we eerst met of u al stappen hebt gezet naar AVG-bewustwording en passen we het programma daar op aan. Verschillende instrumenten, waaronder de e-learning, kunnen we bovendien aanpassen aan de eigen huisstijl van uw organisatie. En we sluiten zo veel mogelijk aan op actuele ontwikkelingen, zodat het programma volledig up-to-date is.

Samenwerking met interne stakeholders voor sterkere inbedding

Binnen een organisatie is IT het eerste aanspreekpunt voor de AVG. Maar ook HRM en Communicatie zullen een belangrijke rol spelen in de bewustwordings- en trainingsfase. Samenwerking met deze disciplines in een geïntegreerde en gefaseerde aanpak leidt tot een stevige inbedding van de competentie in de organisatie vanaf het begin. Verder meten we regelmatig de effecten tijdens het programma. We beginnen met een nulmeting en meten vervolgens in de dagelijkse praktijk. Is met het ingezette middel het gewenste effect bereikt? Of dient er bijgestuurd of herhaald te worden? Deze ‘vinger aan de pols’ zorgt dat het doel steeds voor ogen blijft en dat daarop wordt gekoerst.

Programma afgestemd op uw situatie, dus ook de kosten

Afhankelijk van uw specifieke situatie – aantal medewerkers, organisatiegrootte, bestaande middelen, oplage etc. – en uw wensen passen we het programma aan en stellen we een gedetailleerde begroting voor u op.

Nu aan de slag met AVG

Nog een kleine vier maanden, dan moet uw organisatie ‘AVG-proof’ zijn. Dat is dus al heel snel. Ga daarom nu aan de slag met AVG en bereid de medewerkers in uw organisatie er goed op voor. Neem contact met ons op, wij bespreken graag met u hoe u het programma kunt inzetten. Zodat uw organisatie kan zeggen: AVG? Wij zijn er klaar voor!